🎁 Januari en Februari Special: Gratis 1 maand Zilver Abonnement (waarde € 500,-) bij een Weekend Mailbox Transformatie 🎁
Privacy Verklaring
Laatst bijgewerkt: januari 2026
HRpostvakPro, gevestigd te Dordrecht,
is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze Privacy Verklaring.
Contactgegevens
Website: https://hrpostvakpro.nl
Telefoon: 06-48483818
Mail: jolanda@postvakpro.nl
KvK-nummer: 99278375
Jolanda Verheij is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens. Zij is te bereiken via jolanda@hrpostvakpro.nl
1. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
HRpostvakPro verwerkt uw persoonsgegevens doordat u gebruik maakt van onze diensten en/of omdat u deze gegevens zelf aan ons verstrekt.
Wij verwerken de volgende persoonsgegevens:
VOOR KLANTEN (bedrijven):
– Voor- en achternaam contactpersoon
– Bedrijfsnaam en KVK-nummer
– Zakelijk e-mailadres
– Zakelijk telefoonnummer
– Zakelijk adres
– Bankrekeningnummer (voor facturering)
BIJ HR-DIENSTVERLENING (van medewerkers van onze klanten):
– Voor- en achternaam
– Adresgegevens
– Geboortedatum
– Contractgegevens (functie, salaris, arbeidsvoorwaarden)
– Verlofregistratie
– Verzuimgegevens (alleen bij verzuimbegeleiding)
– BSN (alleen indien salarisadministratie van toepassing)
WEBSITE BEZOEKERS:
– IP-adres (via Google Analytics)
– Browsertype en apparaattype
– Pagina’s die u bezoekt
MAIL CORRESPONDENTIE:
– Inhoud van mails
– Bijlagen
– Verzend- en ontvangstgegevens
2. Bijzondere Persoonsgegevens
Voor reguliere dienstverlening (mailbox transformatie, HR-administratie) verwerken wij GEEN bijzondere persoonsgegevens.
Alleen voor specifieke HR-diensten kunnen wij verwerken:
– Gezondheidsgegevens (alleen bij verzuimbegeleiding en re-integratie trajecten, met uw expliciete toestemming)
– BSN (Alleen voor salarisadministratie of pensioenbeheer, indien van toepassing)
Wij vragen alleen om deze gegevens indien strikt noodzakelijk voor dienstverlening en altijd met uw uitdrukkelijke toestemming.
3. Waarom verwerken wij Persoonsgegevens?
HRpostvakPro verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:
– Het uitvoeren van de overeenkomst (dienstverlening)
– Communicatie over dienstverlening
– Het verzenden van offertes en facturen
– Uitvoering van HR-diensten (mailbox transformatie, HR-administratie, HR-advies, verzuimbegeleiding)
– Voldoen aan wettelijke verplichtingen (administratie, AVG, arbeidsrecht)
– Verbetering van onze dienstverlening
– Analyse van websitegebruik (Google Analytics, geanonimiseerd)
4. Hoe lang bewaren wij Persoonsgegevens?
HRpostvakPro bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doelen waarvoor deze zijn verzameld:
Onze bewaartermijnen:
Tijdens actieve dienstverlening:
– Klantgegevens: tijdens de gehele contractperiode
– Communicatie: tijdens de dienstverlening
Het verzenden van offertes en facturen
Na beeïndiging dienstverlening:
– Facturen en administratie: 7 jaar (wettelijk verplicht)
– Contracten: 7 jaar (wettelijk verplicht)
– Mail correspondentie: 2 jaar
Niet klanten:
– Offertes (niet geaccepteerd): 1 jaar
– Contactgegevens (geen dienstverlening): 1 jaar
Website data:
– Google Analytics gegevens: 14 maanden (geanonimiseerd)
– IP-adressen: niet opgeslagen
Na afloop van deze termijnen worden gegevens definitief gewijzigd of geanonimiseerd.
5. Met wie delen wij Persoonsgegevens?
HRpostvakPro deelt uw persoonsgegevens alleen met derden indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze diensten of om te voldoen aan wettelijke verplichtingen.
Wij delen gegevens met:
Dienstverleners (Verwerkersovereenkomst aanwezig):
– Moneybird (offertes, boekhouding en facturering)
– Mijndomein.nl (website hosting)
– Google Analytics (website statistieken, geanonimiseerd)
– Microsoft/Google (mail communicatie)
Professionals (Indien van toepassing):
– Boekhouder (Voor administratie en belastingaangifte)
– Arbodienst (Alleen bij verzuimbegeleiding, met toestemming)
– Juridisch adviseur (alleen bij geschillen, met toestemming)
Wettelijke verplichtingen:
– Belastingdienst (bij controle)
– Inspectie SZW (bij controle arbeidsomstandigheden)
Wij verkopen uw gegevens NOOIT aan derden voor marketing of commerciële doeleinden.
6. Hoe beveiligen wij persoonsgegevens?
HRpostvakPro neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan.
Onze beveiligingsmaatregelen:
– Beveiligde internet verbindingen (SSL/TLS encryptie)
– Wachtwoordbeheer via Bitwarden (versleutelde opslag)
– Sterke wachtwoorden voor alle systemen
– Tweefactor authenticatie waar mogelijk
– Geen opslag van vertrouwelijke gegevens op openbare computers of onbeveiligde locaties
– Regelmatige back-ups van belangrijke gegevens
– Beperkte toegang tot persoonsgegevens (alleen Jolanda Verheij)
– Vertrouwelijkheidsverklaring en geheimhoudingsplicht
– Veilige vernietiging van fysieke documenten (shredder)
– Digitale gegevens worden versleuteld opgeslagen
Voor HR-gegevens van medewerkers:
– Extra geheimhoudingsplicht
– Beperkte toegang (alleen met toestemming werkgever)
– Gescheiden opslag per klant
Als u het idee heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er zijn aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan onmiddellijk contact
op via jolanda@hrpostvakpro.nl
7. Uw rechten met betrekking tot uw gegevens?
U heeft de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:
Recht op inzage:
– U heeft het recht om te weten welke persoonsgegevens wij van u verwerken.
Recht op correctie:
– U heeft het recht om onjuiste of onvolledige persoonsgegevens te laten corrigeren.
Recht op verwijdering:
– U heeft het recht om uw persoonsgegevens te laten verwijderen, tenzij wij een wettelijke verplichting hebben om deze te bewaren
(bijvoorbeeld facturen die 7 jaar bewaard moeten blijven).
Recht op beperking:
– U heeft het recht om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken.
Recht op dataportabilteit:
– U heeft het recht om de persoonsgegevens die u aan ons verstrekt hebt in een gestructureerde vorm te ontvangen en deze over te
dragen aan een andere partij.
Recht op bezwaar:
– U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens.
Recht om toestemming in te trekken:
– Als de verwerking is gebaseerd op uw toestemming, heeft u het recht deze toestemming op elk moment in te trekken.
Hoe oefent u deze rechten uit?
U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, beperking, dataportabiliteit, bezwaar of intrekking van toestemming
sturen naar:
Mail: jolanda@hrpostvakpro.nl
Telefoon: 06-4848 3818
Om er zeker van te zijn dat het verzoek door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs bij het verzoek te voegen.
Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer
en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van uw privacy.
Wij reageren binnen 30 dagen op uw verzoek. In sommige gevallen kunnen wij niet aan uw verzoek voldoen (bijvoorbeeld bij
wettelijke bewaartermijnen). Wij leggen dit dan uit in onze reactie.
8. Cookies en website tracking
HRpostvakPro gebruikt alleen technische, functionele en analytische cookies die geen inbreuk maken op uw privacy.
Een cookie is:
Een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone.
Wj gebruiken de volgende cookies:
Functionele cookies (noodzakelijk):
– Technische cookies voor de werking van de website.
– Voorkeursinstellingen onthouden
– Geen toestemming nodig (strikt noodzakelijk)
Analytische cookies (Google Analytics)
– Anonieme bezoekersstatistieken
– Welke pagina’s worden bezocht
– Hoe wordt de website gebruikt
– IP-adressen worden geanonimiseerd
– Geen persoonlijke identificatie mogelijk
– Bewaartermijn: 14 maanden
Wij gebruiken GEEN:
– Marketing cookies
– Tracking cookies voor advertenties
– Social media cookies
– Cookies van derde partijen voor commerciële doeleinden
Cookies uitschakelen of verwijderen:
– U kunt cookies uitschakelen via uw browserinstellingen. Houd er rekening mee dat sommige functionaliteiten van de website
mogelijk niet (goed) werken zonder cookies.
Instructies per browser:
– Google Chrome: Instellingen > Privacy en beveiliging > Cookies
– Firefox: Opties > Privacy en beveiliging > Cookies
– Safari: Voorkeuren > Privacy > Cookies
– Edge: Instellingen > Privacy > Cookies
9. Geautomatiseerde besluitvorming
HRpostvakPro neemt GEEN besluiten op basis van geautomatiseerde verwerking die rechtsgevolgen hebben voor personen of aanzienlijke gevolgen voor hen kunnen hebben.
Alle beslissingen worden genomen door Jolanda Verheij persoonlijk, met menselijke beoordeling en afweging.
10. Wijzigingen in de privacy verklaring
HRpostvakPro behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze privacy verklaring. Wij adviseren u om deze privacy verklaring regelmatig te raadplegen, zodat u van eventuele wijzigingen op de hoogte bent. Bij belangrijke wijzigingen (zoals nieuwe verwerkingsdoelen of nieuwe categorieën persoonsgegevens) informeren wij bestaande klanten via mail.
Laatste wijzigingen: januari 2026
11. Klachten
Heeft u een klacht over de verwerking van uw persoonsgegevens door HRpostvakPro?
Neem dan eerst contact met ons op:
Jolanda Verheij
HRpostvakPro
Mail: jolanda@hrpostvakpro.nl
Telefoon: 06-4848 3818
Wij nemen uw klacht serieus en reageren binnen 14 dagen.
Autoriteit Persoonsgegevens:
Bent u niet tevreden met hoe wij uw klacht behandelen?
Dan heeft u het recht een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.
Contactgegevens:
Postadres (voor schriftelijke klachten):
Autoriteit Persoonsgegevens
Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag
Bezoekadres (alleen op afspraak):
Hoge Nieuwstraat 8, 2511 EL Den Haag
Let op: U kunt naar het bezoekadres geen post sturen. Gebruik altijd het postbusadres voor correspondentie.
Telefoon: 088-1805 250
Website: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl
De Autoriteit Persoonsgegevens kan u helpen bij:
– Klachten over verwerking van persoonsgegevens
– Vragen over uw rechten onder de AVG
– Meldingen van datalekken
– Advies over privacy kwesties